Al termine del processo di Inizio di un Progetto viene attivata per la prima volta il processo di Gestione dei Limiti di Fase. Durante questo processo viene redatto il Piano di Fase della Prima Fase di Consegna che comporta l’attivazione di diversi processi in parallelo. Anzitutto la Gestione di Fase, – dove il Project Manager svolge buona parte del suo lavoro – e la Gestione delala Consegna dei Prodotti – dove il Team Manager si rapporta con il Project Manager, che si occupa della consegna dei prodotti specialistici.
Processo di PRINCE2: Controllo di Fase (Controlling a Stage – CS)
Lo scopo del processo è quello assegnare il lavoro ai Team Manager, monitorarlo, gestire questioni e rischi, monitorare e comunicare lo stato di avanzamento e quindi controllare l’andamento del fase per farla rimanere nelle tolleranze prestabilite. Gli input per l’attivazione sono l’approvazione di un piano di fase o di un piano per l’eccezione. E’ possibile raggruppare le attività di questo processo in tre categorie:
- Attività verso il Comitato di Progetto: Dove il Project Manager informa il Comitato di Progetto dell’andamento della fase tramite rapporti temporizzati (l’output è Highlight Report), richiesta di consigli (altro output) o notifica eventuali eccezioni (Rapporto per l’eccezione, ulteriore output).
- Attività di monitoraggio e controllo: Dove il Project Manager elabora eventuali rapporti da inviare e analizza quelli ricevuti, gestisce i rischi, valuta lo stato di avanzamento delle attività rispetto al piano e così via.
- Attività verso il Team Manager: Dove il Project Manager autorizza il lavoro che deve essere fatto (l’autorizzazione è uno dei output), riceve le comunicazioni sullo stato di avanzamento dal Team Manager (Checkpoint Report) e quindi riceve il lavoro completato.
Processo di PRINCE2: Gestione della consegna dei Prodotti (Managing Product Delivery – MP)
In questo processo i team specialistici, rappresentati dai rispettivi Team Manager, si rapportano con il Project Manager rispetto il lavoro che deve essere eseguito e comunicano lo stato di avanzamento (Checkpoint Report) rispetto scadenze e qualità. Pertanto all’interno di questo processo sono presenti attività relative al lavoro del team specialistico:
- Accettare il lavoro (Pacchetti di Lavoro) e far lavorare il team solo su quanto autorizzato.
- Pianificare il lavoro del Team
- Verificare che il lavoro sia conforme con i parametri di qualità definiti
- Comunicare lo stato di avanzamento (Checkpoint Report)
- Ottenere l’accettazione dei prodotti specialistici.