PRINCE2® si basa su 7 principi, i principi (come definiti da Stephen Covey) sono delle asserzioni sempre valide (universali), auto-consistenti (sono già stati dimostrati) e ci conferiscono autorità (quando siamo in dubbio usiamo i principi come guida). In PRINCE2 fanno parte dei 4 elementi integrati di PRINCE2® (7 Principi, 7 Processi, 7 Tematiche e l’Adattamento). Per capire se un progetto è gestito secondo PRINCE2 valutiamo l’applicazione dei principi. Anche se i principi solitamente fanno riferimento a tematiche specifiche e si riflettono in alcuni documenti sono strettamente interconnessi anche con altre tematiche e documenti.
Primo principio di PRINCE2: Giustificazione commerciale continua
Un progetto PRINCE2 “deve avere sempre una giustificazione commerciale continua”. Questa giustificazione può cambiare nel tempo ma deve essere sempre presente. Se viene a mancare tale giustificazione è bene che il progetto venga chiuso. Fa riferimento alla tematica del Business Case e tale principio di riflette nel documento del Business Case e nei documenti dove è contenuto (es. Project Brief, Documentazione di Inizio del Progetto) e quindi viene applicato nei processi dove elaboriamo o utilizziamo questi documenti.
Secondo principio di PRINCE2: Apprendimento dall’esperienza
In un progetto PRINCE2 i team devono apprendere dalle esperienze precedenti per tutta la durata del progetto: all’avvio (dall’esperienza del team, dell’organizzazione o da fonti esterne), durante (identificando le lezioni e riportandole negli appositi registri e rapporti), e alla chiusura (quando le lezioni apprese vengono trasferite all’organizzazione e a chi si occuperò di mantenere il prodotto del progetto).
Terzo principio di PRINCE2: Ruoli e responsabilità predefiniti
In un progetto PRINCE2 sono previsti ruoli e responsabilità che devono essere chiare e definite attraverso una struttura organizzativa (seppur temporanea) che prevede linee di riporto e deleghe. Anche se ad un primo avviso questo principio può sembrare contrastante con gli approcci Agili, in realtà può essere applicato anche a questi in quanto il principio indica semplicemente che ogni persona che fa parte del team deve avere ben chiaro cosa deve e può fare e a chi deve fare riferimenti.
Fa riferimento alla tematica dell’Organizzazione e quindi a tutti i documenti che contengono informazioni sul team di progetto (es. Project Brief e Documentazione di Inizio del Progetto) e ai processi nei quali sono nominati i vari componenti del team (es. nell’Avvio di un Progetto sono nominati Executive e Project Manager).
Quarto principio di PRINCE2: Gestione per fasi
In un progetto PRINCE2 la gestione e la pianificazione avviene fase per fase. Anche se abbiamo un piano di progetto di alto livello, PRINCE2 riconosce che in un mondo dinamico come quello in cui si svolgono i progetti è importante dividere il progetto in porzioni temporali più piccole rispetto la durata di tutto il progetto e quindi focalizzarsi sulla pianificazione di dettaglio e la gestione solo per quel che riguarda la fase successiva. Fa riferimento alla tematica dei Piani nella quale si definisce un piano di progetto, diversi piani di fase ed eventualmente dei piani di team ancora più dettagliati. Si hanno così diversi benefici: poter imparare anche dalle fasi precedenti e quindi ricalibrare la pianificazione volta per volta, risolvere il problema dell’Orizzonte di pianificazione (più si va avanti nel tempo, meno informazioni si hanno per fare una pianificazione affidabile) e ottimizzare il controllo di ogni fase secondo elementi quali rischio, priorità, complessità (fasi piccole si utilizzano per avere maggiore controllo ma più sovraccarico gestionale, fasi più lunghe se si ha un basso rischio e poca complessità).
Quinto principio di PRINCE2: Gestione per eccezione
In un progetto PRINCE2 si definiscono delle tolleranze per ogni obiettivo di progetto (tempistiche, costi, ambito, qualità, rischi e benefici) così da stabilire dei limiti nelle deleghe che vengono fatte. Questo ha il beneficio di utilizzare in maniera efficace il tempo del top management che viene attivato solo quando si sta per superare una tolleranza relativa all’autorità delegata
Fa riferimento alla tematica dello Stato di avanzamento nella quale si definiscono le tolleranze che si riflettono in diversi prodotti di gestione (es. la tolleranza sul rischio a livello di progetto si trova nella Strategia di Gestione del Rischio).
Sesto principio di PRINCE2: Focalizzazione sui prodotti
Un progetto PRINCE2 si focalizza sulla definizione (pianificazione) e sulla realizzazione dei prodotti (e quindi il controllo) con particolare attenzione ai requisiti di qualità, nel pratico quelle caratteristiche che il prodotto di progetto deve avere per essere accettato (es. requisiti funzionali e non funzionali). E’ estremamente importante, prima di avviare un progetto, capire cosa vogliamo ottenere dal progetto, quindi quale deve essere il suo output e quali siano i requisiti da soddisfare. Tali informazioni vengono registrate in appositi documenti (es. Descrizione del Prodotto di Progetto e le Descrizione di Prodotto) e le attività di verifica pianificate (e inserite nel Registro della Qualità).
Fa riferimento alla tematica della Qualità che si occupa di definire quelle che sono le caratteristiche che i prodotti devono avere per soddisfare le aspettative del cliente, i criteri di accettazione e i criteri di qualità. Inoltre fanno riferimento a questo principio le due tecniche di PRINCE2: la Tecnica di pianificazione basata sul prodotto e la Tecnica di revisione della qualità.
Settimo principio di PRINCE2: Adattamento all’ambiente di progetto
Il metodo PRINCE2 deve essere adattato all’ambiente di progetto secondo la sua complessità, l’importanza, la capacità, il rischio e caratteristiche legate all’ambiente dove vive il progetto (es. geograficamente). E’ importante capire che PRINCE2 non è un metodo prescrittivo e che i Processi, le Tematiche e la Documentazione di progetto devono essere necessariamente adattati all’ambiente.