Una delle 7 tematiche di PRINCE2 è quella dell’organizzazione. E’ una tematica molto importante, in particolare se si considera la definizione di un progetto secondo PRINCE2 e le sue caratteristiche. Un progetto è infatti un’organizzazione temporanea e quindi deve comprendere una struttura di ruoli, responsabilità, riporti e deleghe ed è inter-funzionale – quindi nella sua organizzazione sono presenti persone da differenti aziende – se nel contesto cliente/fornitore il fornitore è esterno – o della stessa azienda ma da dipartimenti e funzioni differenti. Definire la struttura correttamente è quindi fondamentale per la buona riuscita del progetto in quanto le strutture pre-esistenti potrebbero non applicarsi.
Scopo della tematica dell’organizzazione in PRINCE2
Lo scopo della tematica dell’organizzazione è di “definire e stabilire la struttura di responsabilità e deleghe all’interno del progetto” indica il Manuale ufficiale “Successo nella gestione dei progetti con PRINCE2”. E’ quindi importante definire e documentare Chi fa cosa e quando deve farlo all’interno del progetto.
Come nominare l’Executive, il Project Manager e gli altri membri del Team di gestione del Progetto
Non è un caso che nei processi di PRINCE2, nelle attività consigliate quando si definisce un membro del team nelle attività consigliate sono previste:
- Definire le responsabilità del ruolo.
- Preparare la descrizione del ruolo (Nell’appendice C del manuale sono sono presenti una serie di descrizioni (Appendice C) cui ci si può ispirare per le descrizioni).
- Stimare il tempo e l’impegno del ruolo.
- Individuare i candidati.
- Confermare la disponibilità del candidato scelto.
- Nominare la persona.
La tematica dell’organizzazione di PRINCE2 nei documenti.
Altro aspetto fondamentale che la struttura sia riconosciuta dai vari membri del team di progetto. Alla tematica è infatti correlata una delle Strategie, la Strategia di Gestione della Comunicazione e nella composizione consigliata dei documenti sono presenti delle sezioni dove è richiesto di indicare l’organizzazione, ad esempio:
- Project Brief, in “Struttura del team di gestione del progetto”, eventualmente con un grafico.
- Documentazione dell’Inizio del rogetto nella “Struttura del team di gestione del progetto” e nella sezione “Descrizione del Ruoli”.
- Nel rapporto di Fine Fase, dove si riesamina la Documentazione dell’Inizio del Progetto, e infatti si consiglia di variare la struttura del team durante la fine fase.