Uno degli obiettivi della tematica dei Piani in PRINCE2 è quello di facilitare la comunicazione e il controllo. Questo obiettivo si ottiene in diversi modi. Uno di questi è strutturare i piani e la pianificazioni su differenti livelli così da fornire ai differenti livelli di gestione un piano utile e leggibile secondo quello che deve essere valutato a quel livello (comunicazione) e strutturare così una serie di deleghe e tolleranze sui differenti livelli per facilitarne il controllo.
Cos’è un Piano in PRINCE2?
Se spesso per piano intendiamo una rappresentazione grafica (es. cronogramma) che mostra gli eventi in modo cronologico. Un piano in PRINCE2 è invece più completo. Descrive infatti anche le modalità, i responsabili, gli obiettivi in fatto di tempi, costi, qualità, benefici e l’ambito.
I tre livelli di piano in PRINCE2
PRINCE2 raccomanda quindi 3 livelli di piano:
- Piano di Progetto: Il piano di progetto descrive le tempistiche e quanto necessario per conseguire gli obiettivi del progetto. E’ utilizzato dal Comitato di progetto per definire e valutare l’andamento delle fasi di progetto. E’ quindi utilizzato dalla Gestione Aziendale o di programma per valutare l’andamento del progetto stesso secondo i piani aziendali o le trance di programma. E’ spesso un piano di alto livello che copre un orizzonte di pianificazione piuttosto ampio.
- Piano di Fase: Per ciascuna fase di gestione definita nel piano di progetto deve essere presente un piano di fase per la fase corrente. Viene preparato dal Project Manager, con la collaborazione del Team Manager, poco prima dell’inizio della fase che descrive. E’ quindi più preciso, fa tesoro (lessons learned) di quanto accaduto nelle fasi precedenti e risolve il problema dell’orizzonte di pianificazione avendo infatti una durata più limitata del piano di progetto.
- Piano di Team: Per ciascun Pacchetto di Lavoro previsto all’interno dei una fase il Team Manager può preparare un apposito piano per assicurarsi di essere in grado di portare a compimento il lavoro previsto. Questi piani sono facoltativi in PRINCE2 e il loro formato è libero (in quanto sono i piani del Fornitore che potrebbe non utilizzare PRINCE2) ma in qualche modo il Team Manager deve sempre tenere sotto controllo, e dimostrare la fattibilità, di un pacchetto di lavoro. E’ inoltre importante notare che – secondo il contesto – il Team Manager potrebbe rendere visibili al Project Manager solo una parte del piano completo, ma deve comunque garantire la possibilità di controllare il suo lavoro.