L’organizzazione di PRINCE2 si basa su un concetto fondamentale. Presuppone infatti l’esistenza di un Cliente che abbia bisogno di un risultato/di un prodotto – e che eventualmente paghi per questo – e di un Fornitore che utilizzi le sue risorse e le sue competenze per ottenere il risultato/il prodotto.
Quindi, quando si lavora per adattare PRINCE2 ad un contesto di questo tipo, in particolare se commerciale, bisogna tener conto che molti elementi si “sdoppiano” o che comunque hanno bisogno di essere gestiti ambo le parti (cliente/fornitore). E’ infatti possibile adattare le tematiche secondo il contesto.
Business Case nel contesto cliente/fornitore
I motivi per realizzare il progetto sono diversi tra cliente e fornitore e, per la buona riuscita, è importante che siano complementari.
Esistono infatti almeno due Business Case: quello del Cliente dove vengono valutati i costi e i rischi rispetto i benefici e quello del Fornitore dove dovrebbero essere incluse, oltre alle informazioni relative al margine di profitto, quelle relative al raggiungimento di obiettivi di vendita, settore di mercato, territorio e così via.
Secondo il contesto il Business Case di una parte potrà essere totalmente o parzialmente visibile, oppure invisibile all’altra.
Organizzazione nel contesto cliente/fornitore
Lato Cliente la questione più importante relativa alla tematica dell’organizzazione è la scelta del Fornitore Senior:
- Se è esterno deve essere valutato il suo coinvolgimento all’interno del Comitato di Progetto quando sono da prendere decisioni particolarmente delicate, oppure l’utilizzo di un Contract Manager lato Cliente.
- Se sono presenti più fornitori è importante valutare se gestire la questione tramite un “forum” oppure nominando un appaltatore principale.
- Se non è stato ancora nominato il fornitore allora il ruolo può essere coperto temporaneamente da personale interno, p.e. proveniente dall’Ufficio Acquisti.
Altra questione particolarmente delicata è la scelta del Project Manager:
- E’ tipico che il ruolo del Project Manager sia ricoperto da una persona del Cliente e che i Team Manager siano ricoperti da persone dei fornitori. Spesso capita che – all’interno dell’organizzazione del Fornitore – il Team Manager abbia la qualifica di Project Manager ma all’interno dell'”organizzazione del progetto” è importante definire uno e un solo Project Manager.
- Se invece il ruolo del Project Manager è ricoperto da una persone del Fornitore, se il Cliente preferisce una soluzione che comprenda la gestione oltre al lavoro specialistico. In questi casi è però utile che il Cliente abbia un forte ruolo di Garanzia del Progetto, affidato tipicamente a una persona con la qualifica di Project Manager lato Cliente.
E’ inoltre importante considerare che in questa eventualità il Project Manager potrebbe avere due linee di riporto: una con l’Executive all’interno del progetto e una all’interno dell’organizzazione del fornitore con il Fornitore Senior.
Deve essere inoltre considerato che un singolo Pacchetto di Lavoro del progetto potrebbe essere – lato Fornitore – un ulteriore Progetto da gestire in maniera sperata con un differente Comitato e così via.
In ogni modo è sempre importante gestire l’organizzazione in modo da garantire ad entrambe le parti una giustificazione commerciale continua mantenendo i requisiti di governance specifici di ogni organizzazione.