PRINCE2: Business Case, esempio e template per capirlo

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Il Business Case è un documento che deve essere redatto nella primissima parte  di progetto perché deve fornire la giustificazione per avviare un progetto: senza buone motivazioni di business nessun progetto dovrebbe essere avviato. Considerando l’importanza del Business Case, PRINCE2® consiglia una struttura ben precisa, così da rendere tutti gli elementi necessari per decidere le “sorti” del progetto.

Per i dettagli  sull’utilizzo e lo scopo di questo importantissimo documento è possibile leggere il post: “PRINCE2: cos’è e come usare il Business Case in ITIL, DSDM, Agile Project Management e COBIT“. Per capire quando viene redatto, analizzato e aggiornate è possibile invece leggere il post “PRINCE2: Business Case, il ciclo di vita in PRINCE2, DSDM e Agile Project Management“.

Il template del Business Case in PRINCE2®

La composizione consigliata per  Business Case  nell’Appendice A del manuale “Successo nella Gestione dei Progetti con PRINCE2®” è la seguente:

  • Riepilogo esecutivo: in breve, quali sono i benefici e il ritorno sull’investimento?
  • Motivi: perché intraprendere il progetto?
  • Opzioni commerciali: quali sono le opzioni analizzate (non fare nulla, fare il minimo o fare qualcosa)?
  • Benefici previsti: quali sono i risultati finali misurabili, percepiti come positivi, che mi aspetto del progetto?
  • Controbenefici previsti: quali sono i risultati finali percepiti come negativi, generati dal progetto?
  • Tempistica: quali sono le tempistiche del progetto? Con quali tempistiche saranno ottenuti i benefici?
  • Costi: Quali sono i costi del progetto?
  • Valutazione dell’investimento: qual’è il rapporto tra costi, benefici e controbenefici?
  • Rischi principali: Quali sono i rischi principali correlati al progetto? Il loro impatto? Le risposte da dare ai rischi?

Esempio di Business Case in PRINCE2®

Segue un esempio di Business Case per lo sviluppo di un nuovo sistema vendite.
Per capire cos’è un Beneficio, un Controbeneficio e la differenza che c’è con un Rischio – la base per poter scrivere un Business Case – è possibile leggere “PRINCE2: la tematica del Business Case, i Benefici, Controbenefici, Risultati e Risultati finali“.

Riepilogo Esecutivo. Quali sono i punti chiave del Business Case? Quali sono i benefici e il ritorno sull’investimento? Perché proponiamo quell”opzione commerciale?Raccomandiamo lo sviluppo del nuovo sistema vendite per migliorare i rapporti con i clienti e aumentare il volume delle vendite riducendo i costi amministrativi. Il rientro dei costi è previsto in 24 mesi.
Motivi. Perché intraprendere il progetto? Perchè è necessario? In che modo contribuisce alle strategie e agli obiettivi aziendali?
Solitamente sono dei “via da”, cioè degli elementi da evitare oppure dei “verso”. Esempio descrivere qual’è il problema a cui il progetto fornisce risposta: l’antefatto.Nota: i motivi sono diversi dai benefici. I motivi devono far capire perché il risultato finale del progetto è necessario, cioè l’antefatto.		La nostra azienda si è resa conto che alcune mancanze nella gestione delle vendite sta portando delle perdite e i costi interni del personale amministrativo non sono più sostenibili.
Opzioni Commerciali. Quali sono le opzioni analizzate (non fare nulla, fare il minimo o fare qualcosa)?
Si considera sempre l’opzione di “Non fare nulla”, da utilizzare come termine di paragone.Nota: le opzioni sono diverse dall’approccio al progetto (documentato in un’apposita sezione del Project Brief). L’approccio descrive infatti “il cosa” e “la modalità” consegnare i prodotti necessari. 
  • Non fare nulla: mantenere la situazione attuale e perdere quote di mercato.
  • Fare il minimo: definire delle policy migliori e relativi processi, formare il personale per far fronte alle difficoltà.
  • Fare qualcosa: sviluppare un sistema vendite  basandosi su tecnologie già presenti in azienda.
Benefici Previsti. Quali sono i miglioramenti misurabili per gli interessi aziendali, che mi aspetto del progetto? Come si allineano agli obiettivi strategici?
  • Incrementare le vendite del 5-10% rispetto lo scorso anno, dopo 12 mesi dalla fine del progetto.
  • Ridurre i costi del personale amministrativo del 50%, dopo i 3 mesi della fine del progetto.
  • Prevenire la perdita stimata del 15% dei clienti, da verificare dopo 12 mesi.
Controbenefici Previsti. Quali sono i peggioramenti, provocati dagli effetti secondari e conseguenze che mi aspetto dal progetto?Nota: c’è una differenza sostanziale tra un controbeneficio e una minaccia (un rischio che se accade ha effetti negativi). Un controbeneficio è un effetto negativo di cui siamo certi, mentre per un rischio non siamo sicuri che si realizzi.
  • Diminuirà il contatto diretto (telefonico) con i clienti il che potrebbe portare ad un allontanamento di alcuni clienti causa minore comunicazione.
  • La riduzione del personale amministrativo porterà un abbassamento del morale.
Tempistica. Quali sono le tempistiche del progetto?Con quali tempistiche saranno ottenuti i benefici?Il progetto durerà 5 mesi:

  • Inizio a Settembre 2013
  • Fine a Febbraio 2014

I benefici saranno ottenuti dopo 12 mesi dalla messa in produzione.

Costi. Quali sono i costi del progetto? Quali i costi operativi e i costi di manutenzione?
  • Il costo stimato per lo sviluppo e la messa in produzione è di 30.000€.
  • Il costo per la manutenzione e il supporto è di 1.500€ l’anno.
Valutazione dell’investimento. Qual’è il rapporto tra costi, benefici e controbenefici (es. Flusso di cassa, ROI)? E perché questo progetto è effettivamente un investimento?A fronte del costo totale di 30.000€ è previsto:

  • Risparmio del 50% dei costi dell’amministrazione dovuto alla riduzione dei costi del personale.
  • Aumento tra il 5% e il 10% delle vendite nei prossimi due anni.
Rischi principali. Quali sono le principali aree di incertezza? Quale il loro impatto e come pensiamo di rispondervi?
  • Un rischio è che i clienti potrebbero continuare ad usare il telefono come risultato di non apprezzare l’ordine via web, con l’effetto di sovraccaricare le linee telefoniche. Pertanto sarà necessario eseguire un periodo di transizione progressivo per abituare i clienti.
  • Un rischio è che il sistema vendite sia difficile da usare come risultato di problematiche nella raccolta dei requisiti, con l’effetto di allungare i tempi di gestione. Pertanto sarà predisposto il training al personale addetto e sarà posta molta attenzione della raccolta dei requisiti e all’usabiltà.

Materiali e riferimenti

Copyright
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