La tecnica della pianificazione basata sul prodotto è una delle due tecniche presente in PRINCE2. Anche se PRINCE2 non tratta di tecniche specialistiche – in quanto metodo generico per la gestione progetti che demanda le tecniche al contesto specifico (es. ci sono tecniche per la stima di progetti software che possono essere diverse da quelle per la costruzione di un edificio). Le uniche due tecniche descritte all’interno del manuale sono pensate per rispondere al principio di “Focalizzazione sui prodotti“. Facilitando l’accettazione del prodotto con la Tecnica di verifica della qualità di PRINCE2 e la sua definizione, appunto con la Tecnica di pianificazione basata sul prodotto, che fa parte dell’approccio ai piani di PRINCE2.
La tecnica è strettamente legata alla tematica dei Piani e a quella della Qualità. In PRINCE2 infatti sappiamo che prima di poter eseguire della pianificazione è importante definire cosa sarà prodotto come output del progetto e quali devono essere le sue caratteristiche (quindi la qualità). Per fare questo all’interno per ogni piano che andiamo a scrivere utilizzando la “Pianificazione basata sul prodotto” e nello specifico quando si tratta di “Definire e analizzare i prodotti“:
- Redigere la Descrizione del Prodotto di Progetto (se stiamo facendo il Piano di Progetto e quindi dobbiamo sapere il prodotto principale): Anzitutto si scrive la Descrizione del Prodotto del Progetto, di cui di solito se ne occupa materialmente il Project Manager prendendo le informazioni dall’Utente Senior e l’Executive. E’ importante che tale descrizione sia sin dall’inizio il più completa possibile. Es. se stiamo sviluppando un software quello che sarà rilasciato nell’insieme.
- Creare la struttura di suddivisione del prodotto (Product Breakdown Structure – PBS): Secondo la dimensione del progetto è possibile che sarà diviso in differenti componenti, o funzionalità. Per fare questo solitamente si coinvolgono le varie parti interessate tramite eventuali workshop facilitati. Es. se stiamo sviluppando un software avrà differenti funzionalità dal punto di vista dell’utente e diverse componenti a livello di infrastruttura hardware e software.
Inoltre si identificano inoltre i prodotti esterni al progetto per i quali il Project Manager non è responsabile dello sviluppo ma che rappresentano comunque dei rischi Es. se non saranno disponibili nei tempi. - Redigere la Descrizione dei prodotti: E’ bene redigere le descrizione dei singoli prodotti identificati, inizialmente anche solo in forma di bozza raffinandoli man mano. Non sempre all’inizio del progetto si hanno tutti i dettagli dei prodotti e dei sottoprodotti, secondo anche il Ciclo di Vita che si decide di adottare (es. Agile) pertanto è utile almeno in una prima fase identificare i sotto-prodotti che saranno poi dettagliati almeno nella Fine fase della fase precedente alla loro realizzazione, così da poter scrivere le Descrizioni di Prodotto quando si hanno più informazioni a disposizione. In questo passo è anche possibile utilizzare forme di descrizioni personalizzare o specifiche di un determinato approccio (es. User Stories) o, se il progetto è particolarmente piccolo è possibile avere solamente la Descrizione del Prodotto del Progetto. E’ in questo momento che si definiscono inoltre i criteri di accettazione (es. la Definition of Done in Scrum).
- Creare il diagramma di flusso del prodotto: E’ utile comprendere il flusso dei prodotti per capirne la sequenza e come posizionarli nelle differenti fasi.