La tematica dei Piani in PRINCE2 è necessaria per garantire il controllo del progetto e, considerando che PRINCE2 è Agile, in caso di problemi tali da non poter più garantire il raggiungimento degli obiettivi di tempo, costi, ambito, qualità, benefici o rischi è possibile attivare un Piano per l’eccezione, cioè quanto non è più possibile rispettare le tolleranze di una determinata fase o quelle del progetto.
Il piano per l’eccezione di PRINCE2
Secondo la problematica della tolleranza che si sta gestendo è possibile che il Piano per l’eccezione vada a sostituire un piano di Fase o addirittura il piano di Progetto:
- Se l’eccezione supera le tolleranze di fase, il Piano per l’eccezione sostituisce un Piano di Fase. Il Project Manager chiede l’approvazione al Comitato di Progetto.
- Se l’eccezione supera le tolleranze di progetto, il Piano per l’eccezione sostituisce il Piano di Progetto. Il Comitato di progetto chiede l’approvazione alla Direzione Aziendale o di Programma.
- Se il problema è al livello di Pacchetto di Lavoro – quindi sul Piano di Team – il Team Manager solleva una questione (e NON un eccezione) al Project Manager. Se il Project Manager riesce a gestire la questione all’interno delle tolleranze di fase, rettificherà il Pacchetto di Lavoro o comunque riorganizzerà anche gli altri Pacchetti di Lavoro per gestire la questione. Se invece la questione supera le tolleranze di fase si procede per la preparazione di un Piano di Fase o un Piano di Progetto.
In questo modo PRINCE2 reagisce ai cambiamenti e ottimizza il tempo di gestione, il livello superiore viene contattato solamente in caso di problematiche – esempio nella richiesta di approvazione di un Piano per l’eccezione – oppure secondo delle scadenze specifiche per le quali sono previsti rapporti specifici come l’Highlight Report – inviato dal Project Manager al Comitato di Progetto – e il Checkpoint Report – inviato dal Team Manager al Project Manager.
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