Lo scopo della tematica della Qualità è quello di definire (pianificare) ed implementare (controllare) i mezzi con cui il progetto realizzerà e verificherà che i prodotti siano idonei all’uso. Cosa vuol dire nel pratico? Nel pratico la qualità si occupa di capire quali sono le caratteristiche che i prodotti specialistici devono rispettare per poter essere accettati dall’utente, in quanto idonei all’uso. Se sono idonei all’uso possono infatti essere utilizzati per generare i benefici voluti (e previsti nel Business Case).
In PRINCE2® la qualità è molto importante – è infatti collegata al principio “focalizzazione sui prodotti” – e viene definita (pianificata) sin nei primi momenti del progetto.
Pianificazione della Qualità in PRINCE2®
Durante il processo di Avvio di un Progetto (SU) scriviamo la Descrizione del Prodotto del Progetto – un documento (prodotto di gestione) che definisce cosa il progetto deve rilasciare per avere successo. Cioè quali sono le caratteristiche che deve avere il prodotto del progetto (il risultato / l’output) per essere accettato. Nella Descrizione del Prodotto del Progetto raccogliamo quindi le informazioni che necessitiamo dal Cliente per avere l’accettazione e in particolare:
- Aspettative di qualità del cliente: che esprimono quello che cerca il Cliente nel progetto e rispondono alle domande: Quali sono gli standard ai quali il risultato deve attenersi? Quali sono le caratteristiche che ci aspettiamo? Le aspettative possono essere anche generiche.
Ad es. parlando di una penna a sfera deve poter essere “leggera”. - Criteri di accettazione: che esprimono i parametri con cui ci si confronterà per avere l’accettazione. Cioè una lista puntuale di attributi/criteri misurabili, in priorità, che il prodotto deve avere per essere accettato. Possono derivare o meno dalle aspettative di qualità.
Ad es. considerando l’esempio della penna, un criterio di accettazione è: deve pesare 4.6 grammi +/- 1 grammo.
La descrizione del prodotto del progetto deve quindi essere approvata – alla fine dell’Avvio di un Progetto – dal Comitato di Progetto nel processo Direzione di un Progetto (DP).
Durante il processo di Inizio di un Progetto (IP) – dove si definiscono le fondamenta del Progetto – sono trattati sempre elementi di definizione (pianificazione) della Qualità:
- Sarà scritta la Strategia di Gestione della Qualità – cioè il documento che definisce le tecniche e gli standard di qualità da applicare e le varie responsabilità.
- Sarà scritto il Registro della Qualità – cioè il documento che riepiloga tutte le attività di gestione della qualità pianificate o completate. Un diario.
PRINCE2 – secondo il principio di “gestione per fasi” – ci dice di concentrarci sul lavoro necessario fase per fase. In un progetto tipico rilasceremo fase per fase i vari sotto-prodotti che compongono il Prodotto di Progetto più ampio. Pertanto scriveremo delle Descrizioni di Prodotto durante il processo di Gestione del Limite di Fase (SB) della fase precedente a quella in cui rilasceremo quel sotto-prodotto. Per scomporre il Prodotto di Progetto in Prodotti più piccoli possiamo utilizzare una delle due tecniche di PRINCE2: la tecnica di pianificazione basata sul prodotto così da ottenere una scomposizione del Prodotto del Progetto in prodotti più piccoli corredati da Descrizioni di Prodotto. Ad es. la nostra penna a sfera è composta dal tappo, il serbatoio, l’inchiostro, la punta, il fusto e il tappino.
Una Descrizione di Prodotto tipicamente contiene:
- I criteri di qualità e tolleranze che – come per i criteri di accettazione – permettono di capire se un prodotto è completo o meno.
- Per ogni criterio, le procedure necessarie e relative responsabilità per ottenere l’approvazione di quel determinato Prodotto (ergo: responsabilità in materia di qualità).
Ad esempio, se la procedura prevede una misurazione relativamente al colore dell’inchiostro, con determinati parametri da rispettare, ci sarà anche scritto di riferirsi ad una determinata persona per fare quella misurazione.
Tutte le attività di valutazione della qualità devono essere pianificate nel Registro della Qualità.
Controllo della Qualità in PRINCE2
Una volta concluso il processo Gestione del Limite di Fase e ottenuta l’approvazione a proseguire dal Comitato di Progetto, si procederà con le varie Fasi di Consegna. Tali fasi prevedono un processo, la Gestione della Consegna dei Prodotti (MP) dove saranno svolte le attività relative al Controllo della Qualità:
- Rilasciare i Prodotti, come indicato nella Descrizione del Prodotto.
- Verificare la qualità di tali Prodotti, come indicato nella Descrizione del Prodotto e come pianificato nel Registro della Qualità.
- Aggiornare il Registro della Qualità, con i relativi esiti.
- Raccogliere la documentazione relativa alla qualità e all’approvazione.
Questo porterà, quindi, nella fase di Chiusura di un Progetto (CP) all’accettazione finale del Prodotto del Progetto.